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特定技能申請手続の流れ
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特定技能外国人の雇用を検討したいという事業者は増えてきています。
手続はどうやるのか、準備する書類は何があるのか、そんな疑問を解決するために特定技能の在留資格の申請(ビザ申請)手続の一連の流れと、受け入れにあたりおさえるべきポイント等を解説します。
特定技能外国人を受け入れるための手続の流れ
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手続の流れについて、既に日本に在留している外国人の方の受入れと国外に居住している外国人の方の受入れの2パターンに分けて解説します。
日本国内在留外国人を受け入れる場合
既に何かしらの在留資格を持って日本に在留する外国人の方を、特定技能外国人として受け入れる場合の申請手続の流れは以下のとおりです。
① 試験に合格または技能実習2号を終了している外国人の採用
特定技能の在留資格申請をするためには、外国人本人が特定技能で定められた下記の要件を満たしていなければなりません。
- 特定技能1号の場合
-
従事予定の分野の特定技能1号試験の合格及び日本語試験の合格
※技能実習2号を良好に修了している場合は上記の試験は免除 - 特定技能2号の場合
-
従事予定の分野の特定技能2号の試験の合格
試験情報について詳しくは、出入国在留管理庁の 試験関係 で参照できます。
採用ルートは様々あるかと思いますが、大前提として上記の要件を満たした外国人の採用が必要ですので、候補者の選定にご注意ください。
② 内定通知・雇用契約の締結
採用を決定した場合は、内定を通知し、雇用契約を締結します。
在留資格の申請の前に雇用契約を締結しなければならないのかと疑問に思われるかもしれませんが、申請時には雇用契約書の添付が必要です。
しかし、申請したものの、何らかの理由で不許可になってしまう場合もありますので、雇用契約書には「この契約の効力は在留資格の許可が得られた場合に発生する」という趣旨の文言を記載しておくようにしましょう。
また、契約内容が日本人と比べて、不利なものになっていないことにも注意が必要です。
具体的には日本人と同等以上の給与であることや、その他外国人であることを理由とした不利な待遇をしてはいけません。
③ 1号特定技能外国人支援計画の策定(1号特定技能外国人を雇用する場合)
④ 在留資格変更許可申請の手続
必要書類を揃え、出入国在留管理局(入管)へ在留資格変更許可申請を行います。
外国人本人が国内の居住しているため、本人が申請することが原則です。
受入れ機関の職員が申請するには、事前に研修を受けるなどして要件を満たした状態で、入管に申請等取次者として承認を受ける必要があります。
行政書士等の専門家に依頼することで書類の作成から申請までスムーズに行うことができます。
⑤ 特定技能へ在留資格変更
出入国在留管理局(入管)から在留資格の変更が許可されると、その旨が記載された通知書が届き、特定技能への在留資格変更を行うことができます。
特定技能1号への変更の場合には、支援計画にある「生活オリエンテーション」等の実施を行い、入社に向けて準備を進めていくことになります。
⑥ 入社・就労開始
特定技能1号と2号で必要な届出は異なりますが、入社後も3ヶ月に1度は出入国在留管理局(入管)に対して活動状況を報告し、雇用条件や支援計画内容に変更があれば、随時届出を行ってください。
また、1号特定技能外国人の場合は、適宜支援計画に沿って支援を実施することも必要となります。
海外在住外国人を受け入れる場合
海外に居住する外国人の方を採用し、特定技能外国人として受け入れる場合の申請手続の流れは、以下のとおりです。
① 試験に合格または技能実習2号を終了している外国人の採用
特定技能の在留資格申請をするためには、外国人本人が特定技能で定められた以下の要件を満たしていなければなりません。
- 特定技能1号の場合
-
従事予定の分野の特定技能1号試験の合格及び日本語試験の合格
※技能実習2号を良好に修了している場合は上記の試験は免除 - 特定技能2号の場合
-
従事予定の分野の特定技能2号の試験の合格
試験情報について詳しくは、出入国在留管理庁の 試験関係 で参照できます。
採用ルートは様々あるかと思いますが、大前提として上記の要件を満たした外国人の採用が必要ですので、候補者の選定にご注意ください。
② 内定通知・雇用契約の締結
採用を決定した場合は、内定を通知し、雇用契約を締結します。
在留資格の申請の前に雇用契約を締結しなければならないのかと疑問に思われるかもしれませんが、申請時には雇用契約書の添付が必要です。
しかし、申請したものの、何らかの理由で不許可になってしまう場合もありますので、雇用契約書には「この契約の効力は在留資格の許可が得られた場合に発生する」という趣旨の文言を記載しておくようにしましょう。
また、契約内容が日本人と比べて不利なものになっていないことにも注意が必要です。
具体的には日本人と同等以上の給与であることや、その他外国人であることを理由とした不利な待遇をしてはいけません。
③ 1号特定技能外国人支援計画の策定(特定技能1号人材を雇用する場合)
④ 在留資認定証明書交付申請の手続
必要書類を揃え、出入国在留管理局(入管)へ在留資格変更許可申請を行います。
外国人本人が国外にの居住しているため、受入れ機関が代理申請することが原則です。
行政書士等の専門家に依頼することで書類の作成から申請までスムーズに行うことができます。
⑤ 在外公館へ査証(ビザ)申請
出入国在留管理局(入管)から在留資格認定証明書が交付されたら、必要書類一式を在外公館へ提出し、ビザの発給申請を行います。ビザが発給されると3ヶ月以内に日本に入国する必要があります。
特定技能1号人材の採用の場合には、支援計画にある「生活オリエンテーション」等の実施を行い、入社に向けて準備を進めていくことになります。
⑥ 入社・就労開始
海外からの特定技能外国人の受け入れの場合は、外国人は日本に生活基盤がない状態です。
行政手続や住居の確保等、来日後に多くの支援を行う必要があります。
そのうえで早く仕事や生活に慣れてもらい、良い環境で働いてもらえるよう、受入れ側の体制もしっかりと整えておきましょう。
また、その後も特定技能の受入れに係る様々な届出があります。
特定技能1号と2号で必要な届出は違いますが、入社後も3ヶ月に1度は入管に対して活動状況を報告し、雇用条件や支援計画内容に変更があれば、随時届出を行ってください。
さらに、1号特定技能外国人の場合は適宜支援計画に沿って支援を実施することも必要となります。
特に支援を行う責任者・担当者は、このような諸手続については必ず把握しておくようにしましょう。
特定技能外国人の採用で抑えておくべきポイント
外国人採用の中でも特定技能外国人の受け入れは、事業者にとっても準備の多い採用になります。
そこで、特定技能外国人の円滑な受け入れのために、主に以下の3点をおさえておくようにしましょう。
在留資格の手続とスケジュールの確認
在留資格の手続は申請から半年以上かかる場合もあり、余裕を持った採用スケジュールを組むことが重要です。
近年、就労系の在留資格をはじめとして、多くの外国人が日本に在留するようになりました。
それに伴い出入国在留管理局(入管)への在留資格に関する申請も多くなり、以前より審査時間がかかっているようです。
事業者としてできることは、迅速に不足なく正確に申請書類を作成することです。
行政書士等の専門家に依頼することも一つの手段として考えておきましょう。
受け入れ後の支援体制の明確化
1号特定技能外国人の受入れで最も考えなければならないのが支援計画であると言えます。
これは、特定技能1号の受け入れの場合は義務として発生しますが、たとえ2号人材を受け入れる場合でも、外国人を自社で受入れて定着を図るためには、その支援内容までしっかりと考えてサポートする必要があります。
これらの業務を登録支援機関に委託する場合でも、その会社がどれだけのノウハウをもって、真剣に自社の社員と向き合ってくれるかを判断することも重要です。
これだけの複雑な手続を行って受入れた大切な従業員ですから、少しでも長くともに働いもらえるよう努めていきましょう。
日本人従業員からの理解
特定技能に限らずですが、外国人の採用には日本人従業員の協力が不可欠です。
支援計画の策定を入念に行い、支援を担当する者がしっかりとサポートをしたとしても、ともに働く日本人従業員が外国人の受入れに対して否定的であったり、不満があると、外国人の定着は難しいでしょう。
外国人の定着率が高い企業は、給料等の待遇面だけではなく、日本人従業員との関係性が良いことが理由であることも多いです。
受け入れの背景やその重要性を説明し、日本人従業員に過度な負担がないように、もしくはその負担に見合うような評価体系にするなど、社内の環境を整備しましょう。
特定技能ビザのことでお困りのときは
以上、特定技能人材の受入れの流れや留意する点を解説させていただきました。
スケジュールどおりに受入れができるのか、そもそも在留資格を取得できるのか、そして知らず知らずのうちに法令違反を犯していないか等々、外国人を採用するときは不安がつきものかと思います。
行政書士アット法務事務所では、企業様が受け入れを検討する段階からサポートを行っておりますので、特定技能外国人の採用でお悩みの際はお気軽にお問い合わせください。
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お早めに専門家にご相談ください
人材不足により、特定技能外国人の雇用に踏み切ることは事業者様にとっても大きな決断となります。
自社にとって本当に最適な選択なのか、そもそも検討している業務で特定技能外国人を雇用することは可能なのか等、不安や疑問な点もあることかと思います。
行政書士アット法務事務所では受け入れを検討する段階から、事業者様にとって最適な決断をするためのサポートを行っております。
まずはお気軽にお問い合わせください。