登録支援機関とは？その役割等について解説します

登録支援機関とは、受入れ機関との支援委託契約により、１号特定技能外国人の支援計画に基づく支援の全部または一部の実施を行う機関のことをいいます。

以下、登録支援機関ついてくわしく解説していきます。

登録支援機関とは

１号特定技能外国人を受け入れる事業者（受入れ機関）には、外国人が安定的かつ円滑に業務ができるように、職業生活上、日常生活上または社会生活上の支援計画登録支援機関としての登録後は必要に応じて、出入国在留管理局（入管）に対して届出を行う必要があります。詳しく ）を作成し、その計画に基づき支援することが義務付けられています。

受入れ機関がこの支援計画に基づき支援を行うためには、支援実績や支援の体制づくりが必要となりますが、特定技能外国人を受け入れる初期段階では、すべての支援を実施することが難しい事業者も多いのが現状です。
このようなときに、特定技能制度では、支援計画に基づく支援を外部へ委託することを可能とし、その委託先が登録支援機関になります。
登録支援機関は委託を受けて、受入れ機関に代わって支援を実施していくことがその役割となります。

登録支援機関と受入れ機関の関係

以下の図は、外務省のHPに掲載されているの登録支援機関と受入れ機関等の関係図になります。
受入れ機関について詳しくは、 こちらの記事 をご参照ください。

 （引用元）外務省：登録支援機関について

特定技能１号外国人を受け入れる際には、受入れ機関と登録支援機関が互いに連携して、外国人への支援や行政機関への届出などを適切に行っていきます。

登録支援機関が行う支援の内容

支援には、必ず行わなければならない義務的支援と、行うことが望ましいとされる任意支援があります。
これらは外国人が十分に理解できる言語で提供する必要があり、多くは採用する外国人の母国語での説明が必要になりますので、登録支援機関に委託する際には、受入れたい外国人の母国語に対応できるかの確認が必要になります。

義務的支援

義務的支援には以下のものがあり、受入れ機関は以下の義務的支援を登録支援機関へ委託することができます。

登録支援機関は、全ての義務的支援を適切に行うための体制が必要になります。
適切に支援が行われなかった場合は、出入国在留管理庁による指導や登録を取り消されることもあります。

任意的支援

任意的支援とは、義務的支援に加えて行うことが望ましいとされる支援のことをいいます。

任意的支援を支援計画に記載するか否かは任意となりますが、支援計画に記載した場合には実施の義務が生じることに注意が必要です。

任意的支援は、義務的支援を適切に遂行するために必要になる場合があると考えられます。
登録支援機関によって対応が異なりますので、事前に確認して登録支援機関を探すとよいでしょう。

登録支援機関に委託するメリットとデメリット

委託するメリット

受入れ機関が登録支援機関に支援を委託すると、以下のメリットが期待できます。

支援業務の負担がなくなる

登録支援機関に支援業務の全部または一部を委託することで、受入れ機関では特定技能外国人の支援にかける時間を短縮できます。
これにより、受入れ機関は特定技能外国人に業務を教えることだけに注力できることが最大のメリットとなります。

受入れ機関が支援業務を行う場合には、社内で支援を行う体制を整える必要がありますが、人手不足が深刻であるため特定技能外国人を受入れているのであり、支援業務に人手をとられるのは厳しいのではないでしょうか。
また、支援を専門としている機関に委託することによって、不足なく適切な支援を行えます。

雇用の打ち切りを回避できる

登録支援機関に委託すれば、支援不足による特定技能外国人の雇用打ち切りを回避することも期待できます。

知識・ノウハウの不足や繁忙期の影響などから、支援業務の不十分や支援業務手続漏れのリスクも考えられます。
これらのリスクは登録支援機関に委託しているからといって完全に排除できるわけではありませんが、自社と外部でダブルチェクを行うこともできます。
支援が不十分と判断された場合は、雇用を打ち切られるケースがありますので、登録支援機関に支援を依頼すれば、こうした雇用打ち切りのリスクを抑えることが可能です。

トラブル防止に役立つ

登録支援機関に支援を委託すると、特定技能外国人は職場でない第三者である登録支援機関に悩みや不安を相談しやすくなるため、外国人にとってもメリットがあり、トラブル防止に役立つことが期待できます。
また、登録支援機関は、経験や実績に基づいたアドバイスが可能です。

受入れ機関とのトラブルから、特定技能外国人の不満がたまり、転職につながることもありますので、特定支援機関が仲介することで、外国人にとってよりよい労働環境となり、定着につながることが期待できます。

委託するデメリット

登録支援機関に支援を委託するメリットは上記のとおり多くありますが、デメリットもなくはありません。

委託費用がかかる

登録支援機関に支援を委託することで、内製化するよりも費用がかかります。
令和4年9月末時点では、特定技能人材１名あたりの登録支援機関への支援委託料の平均は、月額28,386円であり、年間約34万円となります。

  （引用元）出入国在留管理庁：技能実習制度及び特定技能制度の在り方に関する有識者会議（第８回）特定技能制度の現状について

この金額をどのようにとらえるかは受入れ機関の体制によっても変わってきますが、ある程度の人数を特定技能人材として受入れた場合には、コストが重く感じられる場合もあるでしょう。
また、支援計画には定めらていない給与計算や日々のコミュニケーション等、自社でしかできないサポートも発生することを考えると、すべて社内で完結させてしまう方が効率が良い可能性があります。

問題への迅速な対処ができない

外国人雇用を行うと、どうしても日本人の雇用とは違ったトラブルが起こるものです。
これらの対応を自社で全て行えると、問題を迅速に解決することも可能です。
ノウハウのある登録支援機関へ依頼することで自社にない解決策を取ることも可能ですが、緊急時には社内の一義的なプロセスの中で対応するほうがスピード感があります。
結果的に雇用する外国人の満足度向上にもつながることもあります。

支援ノウハウが蓄積されない

社内で支援業務を行うと、当然ノウハウを蓄積することができます。
登録支援機関に委託していたときには気づくことができなかった支援の課題や効率化のポイントも見つかるかもしれません。
これらを社内の部署でマニュアル化・システム化し共有することで、人事異動や退職等があった場合でも、継続的に安定した外国人支援を行うことができます。

支援業務には時間と専門知識・ノウハウを必要とするため、登録支援機関に委託することで、特定技能外国人に業務を教えることだけに注力できることはとてもメリットがあります。
受入れ機関によって体制も予算も異なりますので、上記のメリットとデメリットを踏まえて最適な支援を選択することをご検討ください。

登録支援機関の選び方

対応できる言語

登録支援機関に委託する際に特に注意すべきことが、対応できる言語になります。
受け入れる特定技能外国人の母国語の対応のほか、今後の受け入れる予定の外国人の母国語対応のことも考慮しておくことがのぞましいでしょう。

制度・法令を理解しているか

委託した登録支援機関が法令違反を行った場合、登録支援機関のみならず、特定技能外国人の在留資格への影響や受入れ機関の責任も問われかねません。
登録支援機関によって、支援スタッフの人数や支援実績は様々です。
登録支援機関が制度や法令を理解し、法令を順守できる体制が整っているかを確認することが重要です。

費用

登録支援機関によって、支援内容や委託費用は異なりますので、委託にかかる費用も登録支援機関を選ぶポイントです。

必要な支援を適正価格で実施してくれるかどうかを判断するため、複数社と協議をして見積額を比較したうえで委託することが大切です。

義務的支援以外のサポート内容

登録支援機関は義務的支援以外の独自のサポートを併せて行っていることがあります。
義務的支援の業務内容は重要ですが、義務的支援以外の独自のサポートなどがあるかについても確認してみましょう。

登録支援機関になるためには

登録支援機関になるために重要なのは、適合１号特定技能外国人支援計画を適切に実施できる機関であるかどうかです。
登録申請の際は適切な運用ができることをしっかりと証明できるように書類作成を行う必要があります。
なお、登録申請は登録支援機関の業務を始める２ヶ月前までに申請するようにしましょう。

登録支援機関になるための要件

一定の要件を満たす者は個人法人問わず、出入国在留管理庁長官の登録を受けることで登録支援機関になることができます。

登録支援機関に求められる要件には、以下のようなものがあります。

上記の要件を満たすことで申請を行うことができますが、４の実績面について自身が該当しているのか判断しにくい場合もあるかと思います。

①の「過去２年間に就労資格を有している外国人の受入れた実績がある」は、実際に就労系の在留資格をもつ外国人を自社で雇用しているに該当します。

②の「過去２年間に報酬を得る目的で業として日本に在留する外国人に関する各種の相談業務に従事した経験がある」は、士業の業務を想定した文言となっておりますので、それ以外の業務は原則該当しません。

③の「専任された支援責任者及び支援担当者が、過去５年間に２年以上就労資格をもって在留する外国人の生活相談業務に従事した一定の経験がある」は、比較的広い業務内容が該当します。
外国人の生活に関わる相談業務全般が該当しますので、例えば外国人を受入れている企業でその外国人との定期的な面談や、生活に必要な手続の支援等の業務を行った場合は該当すると考えられます。
注意点としては、人材紹介会社に勤務するなどし、外国人に求人情報に提供を行う事だけでは、生活に関わる相談業務には該当しません。紹介後も実際に生活の支援を行う事が求められます。

登録支援機関としての登録後は必要に応じて、出入国在留管理局（入管）に対して届出を行う必要があります。
登録支援機関が行う届出にについて、 詳しくはこちらをご参照ください。

登録支援機関の登録申請のサポート

行政書士アット法務事務所は、登録支援機関の登録申請のサポートを行っております。

手続全般に関する事前相談から書類作成・申請代行、出入国在留管理局との協議・結果の受取りまでサポートさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。